Quand un produit cosmétique arrive sur un marché réglementé, les autorités posent une question simple : qui est responsable ? Ce n'est pas toujours le fabricant, ni toujours le distributeur, mais une entité précise établie dans le marché. C'est la personne responsable des cosmétiques, et son absence bloque souvent une expédition ou retarde l'enregistrement.
Définition
Il s'agit d'une personne physique ou morale, établie dans le marché visé, qui répond de la conformité du produit à la réglementation locale. Dans l'Union européenne, le règlement (CE) n° 1223/2009 exige une « personne responsable » établie dans l'Union pour chaque produit mis sur le marché, et le Royaume-Uni a son propre système. Dans le Golfe et ailleurs, on demande souvent une entité locale enregistrée ou un agent agréé ; les termes et conditions varient selon le pays. Vérifiez auprès de l'autorité compétente ou d'un consultant réglementaire.
Pourquoi le fabricant marocain ne suffit pas
Un fabricant situé hors du marché visé ne peut généralement pas tenir ce rôle, même avec d'excellentes bonnes pratiques. La loi veut un interlocuteur joignable localement. La personne responsable s'appuie donc sur les informations fournies par le fabricant.
Ses missions
- Vérifier la conformité du produit avant mise sur le marché.
- Conserver le dossier d'information produit et le tenir à disposition des autorités.
- S'assurer de l'existence d'une évaluation de la sécurité par une personne qualifiée.
- Contrôler l'étiquetage et les allégations, dont l'étiquette bilingue le cas échéant.
- Effectuer la notification ou l'enregistrement requis.
- Gérer les réclamations et effets indésirables, et engager une action corrective ou un retrait.
Qui peut l'être ?
| Acteur | Convient ? | Remarque |
|---|---|---|
| Fabricant au Maroc | Généralement non | Hors marché ; fournit les données techniques |
| Propriétaire de la marque établi sur le marché | Oui | Responsabilité directe, compétence réglementaire nécessaire |
| Importateur ou distributeur local | Oui, par accord écrit | Doit accepter le rôle et accéder au dossier |
| Cabinet de conseil réglementaire | Oui, en service | Vérifier qu'il est établi et qualifié |
Ce tableau est indicatif ; la loi locale prévaut.
Ce que le fabricant doit fournir
- La formule complète, sous accord de confidentialité ; voir propriété de la formule et NDA.
- Fiches techniques et fiches de données de sécurité des ingrédients.
- Registres de lots et traçabilité.
- Données de stabilité et résultats d'essais disponibles.
- Spécifications du conditionnement et des matériaux en contact.
- Informations sur les pratiques de fabrication.
Précisez ce qui est réellement disponible ; ne supposez pas l'existence d'un document non demandé.
Bien organiser la relation
- Vérifiez son expérience sur votre catégorie et votre marché.
- Fixez par écrit qui contacte les autorités et qui reçoit les réclamations.
- Prévoyez une alerte immédiate en cas d'effet indésirable, reliée à votre plan de rappel.
- Exigez d'être prévenu avant tout changement de formule, de fabricant ou d'emballage.
- Définissez le sort du dossier en cas de fin de relation.
Erreurs fréquentes
- Considérer le distributeur comme responsable sans accord écrit ni accès au dossier.
- Enregistrer le produit au nom d'une entité qui n'en connaît pas les détails.
- Changer d'étiquette ou de fournisseur sans prévenir la personne responsable.
- Appliquer à un marché les règles d'un autre.
Questions fréquentes
Assil Ouargane peut-il être la personne responsable ?
Le rôle doit être tenu dans le marché visé, et cela varie. Nous fournissons les informations techniques du produit ; les documents disponibles sont précisés lors de la demande de devis.
L'importateur est-il automatiquement responsable ?
Non. Il peut l'être s'il accepte formellement le rôle, ce qui doit être documenté.
Est-ce obligatoire partout ?
Non, les exigences diffèrent selon les marchés. Vérifiez chaque destination avant l'expédition.
Décidez avant d'expédier
Partez du marché visé, identifiez qui tiendra le rôle, puis demandez les documents à votre fabricant. Pour préparer votre dossier, vous pouvez demander un devis à Assil Ouargane en indiquant le pays de destination.
